Pravilnik o zasebnosti

Namen politike zasebnosti je seznaniti posameznike, stranke, uporabnike izdelkov ali storitev, sodelavce, zaposlene ter druge osebe (v nadaljevanju: »posameznik«), ki sodelujejo z Lokalno energetsko agenturo Spodnje Podravje (v nadaljevanju: »LEA Spodnje Podravje«), o namenih, pravnih podlagah, varnostnih ukrepih in pravicah posameznikov glede obdelave osebnih podatkov, ki jih izvaja podjetje.

Cenimo vašo zasebnost, zato vaše podatke vedno skrbno varujemo.

Osebne podatke obdelujemo v skladu z veljavno zakonodajo s področja varstva osebnih podatkov in drugo zakonodajo, ki nam daje pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov.

Vsaka sprememba tega dokumenta bo objavljena na naši spletni strani. Z uporabo spletne strani potrjujete, da ste seznanjeni s celotno vsebino politike zasebnosti.

Upravljavec osebnih podatkov:

LEA Spodnje Podravje
Prešernova ulica 18
SI-2250 PTUJ
e-pošta: info@leaptuj
telefon: 02 778 33 00
Spletna stran: https://www.lea-ptuj.si/

1) Osebni podatki

Osebni podatek pomeni katero koli informacijo v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljivi posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot so: ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator ali navedba enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

2) Nameni obdelave in podlage za obdelavo podatkov

LEA Spodnje Podravje zbira in obdeluje osebne podatke na naslednjih pravnih podlagah:

obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katere si prizadeva upravljavec ali tretja oseba;
posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo svojih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;
obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe.

LEA Spodnje Podravje lahko na podlagi opravljanja zakonite dejavnosti stranke, kupce in uporabnike svojih storitev na njihov elektronski naslov obvešča o svojih storitvah, dogodkih, izobraževanjih, ponudbah in drugih vsebinah. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu ali posreduje zahtevek po elektronski pošti ali z redno pošto na naslov podjetja.

Pravni podlagi za obdelavo podatkov sta zakoniti interes in privolitev. Podatki se bodo obdelovali do preklica prejemanja sporočil oziroma do umika privolitve ali do izpolnitve namena obdelave. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

3) Videonadzor

Na podlagi tretjega odstavka 76. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 163/2022; ZVOP-2) vas obveščamo, da se na posameznih objektih oziroma območjih Lokalna energetska agentura Spodnje Podravje ( v nadaljevanju: LEA Spodnje Podravje) izvaja videonadzor, zato v nadaljevanju objavlja informacije v zvezi z izvajanjem videonadzora.

3.1 Upravljavec video nadzornega sistema in kontaktni podatki upravljavca

LEA Spodnje Podravje, Prešernova ulica 18, 2250 Ptuj

Kontaktni podatki:

Telefonska št. 02 778 33 00
Elektronska pošta: info@lea-ptuj.si
Spletna stran: https://www.lea-ptuj.si/
Odgovorna oseba: direktor oz. od direktorja pooblaščena odgovorna oseba.

3.2 Namen izvajanja videonadzora

Videonadzor se izvaja z namenom:

zagotavljanja varovanja in varnosti zaposlenih in obiskovalcev,
zagotavljanje nadzora vstopa ali izstopa v ali iz prostorov podjetja ter
varovanje premoženja pred tatvino, vlomom, vandalizmom, uničenjem, poškodovanjem.

3.3 Pravna podlaga izvajanja videonadzora

LEA Spodnje Podravje obdeluje osebne podatke pridobljene na podlagi videonadzora na podlagi Zakona o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) za namene zagotavljanja varovanja oseb in premoženja. Osebne podatke obdelujemo zgolj v okviru zakonitih pravnih podlag in izbranih namenov, in zagotavljamo, da jih ne bomo posredovali, posodili ali prodali tretjim osebam brez ustrezne zakonske podlage oz. predhodnega obvestila in vašega soglasja. LEA Spodnje Podravje osebnih podatkov ne prenaša oz. ne posreduje v države zunaj EGP / EU.

3.4 Informacije v zvezi z izvajanjem videonadzora

Videonadzor se izvaja na območjih, kjer je to potrebno skladno z namenom videonadzora. Lokacije, kjer se izvaja videonadzor, so ustrezno označene z obvestilom o videonadzoru.

Zbirka posnetkov videonadzora vsebuje:

posnetek posameznika (slika),
kraj posnetka,
datum in čas posnetka,
čas vstopa in izstopa oz. gibanja v nadzorovanem območju.

3.5 Uporabniki osebnih podatkov

Dostop do uporabnikov osebnih podatkov, ki se obdelujejo na podlagi videonadzora, imajo direktor podjetja in s strani direktorja pooblaščene osebe. Vaši osebni podatki se lahko posredujejo tudi tretjim osebam (npr. pristojnim državnim organom), če nam takšno obveznost posredovanja oz. razkritja nalaga zakon.

3.6 Hramba posnetka: največ 30 dni po nastanku, nato se samodejno izbrišejo.

3.7 Informacije o pravicah posameznikov v zvezi z obdelavo osebnih podatkov

Posameznik ima pravico do informiranja (obvestilo, da se izvaja videonadzor je na vidnem mestu), do dostopa do podatkov (seznanitev s posnetkom), pravico do omejitve obdelave in pravico do ugovora.

Posameznik lahko pravice v zvezi z varstvom osebnih podatkov uveljavlja s pisno zahtevo poslano na naslov LEA Spodnje Podravje, Prešernova ulica 18, 2250 Ptuj ali na elektronski naslov: info@lea-ptuj.si

3.8 Pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu

Posameznik, na katerega se osebni podatki nanašajo, lahko poda pritožbo pri naslednjem organu:

Informacijski pooblaščenec:

Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana,
e-pošta: gp.ip@ip-rs.si

4) Izvajanje sklenjene pogodbe

V primerih, ko posameznik z LEA Spodnje Podravje sklene pogodbo, ta predstavlja pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov. Osebne podatke sme LEA Spodnje Podravje tako obdelovati za sklenitev in izvajanje pogodbe, kot je npr. prodaja blaga in storitev, priprava ponudbe, sodelovanje v različnih programih ipd. Če posameznik osebnih podatkov ne posreduje, LEA Spodnje Podravje ne more skleniti pogodbe, prav tako podjetje ne more izvesti storitve oziroma dostaviti blaga ali drugih produktov v skladu s sklenjeno pogodbo, saj nima potrebnih podatkov za izvedbo. Na tej podlagi LEA Spodnje Podravje obdeluje samo in izključno tiste osebne podatke, ki so potrebni za sklenitev in pravilno izvajanje pogodbenih obveznosti.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov je pogodba. Rok hrambe je do izpolnitve namena pogodbe oz. do 6 let po prenehanju pogodbe, razen v primerih, ko pride med posameznikom in podjetjem do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani podjetje podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora.

5) Zakoniti interes

LEA Spodnje Podravje lahko osebne podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si prizadeva. Slednje ni dopustno, kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov. V primeru uporabe zakonitega interesa LEA Spodnje Podravje opravi presojo skladno z zakonodajo. Obdelava osebnih podatkov posameznikov za namene neposrednega trženja se šteje za opravljeno v zakonitem interesu.

LEA Spodnje Podravje lahko obdeluje osebne podatke posameznikov, ki jih je zbralo iz javno dostopnih virov ali v okviru zakonitega opravljanja dejavnosti, tudi za namene ponujanja blaga, storitev, zaposlitev, obveščanja o ugodnostih, dogodkih ipd. Za dosego teh namenov lahko LEA Spodnje Podravje uporablja navadno pošto, telefonske klice, elektronsko pošto in druga telekomunikacijska sredstva. Za namene neposrednega trženja lahko podjetje obdeluje naslednje osebne podatke posameznikov: ime in priimek posameznika, naslov stalnega ali začasnega prebivališča, telefonsko številko in naslov elektronske pošte. Navedene osebne podatke lahko za namene neposrednega trženja LEA Spodnje Podravje obdeluje tudi brez izrecne privolitve posameznika. Posameznik lahko kadarkoli zahteva prekinitev tovrstnega komuniciranja in obdelave osebnih podatkov ter prekliče prejemanje sporočil preko povezave za odjavo v prejetem sporočilu ali posreduje zahtevek po elektronski pošti ali z redno pošto na naslov podjetja.

Pravna podlagi za obdelavo podatkov je zakoniti interes. Podatki se bodo obdelovali do preklica prejemanja sporočil, oziroma do izpolnitve namena obdelave. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

6) Obdelava na podlagi privolitve oz. soglasja

Če LEA Spodnje Podravje nima pravne podlage izkazane na osnovi zakona, pogodbene obveznosti, zakonitega interesa ali zaščite življenja posameznika, sme posameznika zaprositi za privolitev oz. soglasje. Tako lahko obdeluje določene osebne podatke posameznika tudi za naslednje namene, kadar posameznik poda za to soglasje:

naslov prebivališča in naslov elektronske pošte (za namene obveščanja in komunikacije);
fotografije, videoposnetki in druge vsebine, ki se nanašajo na posameznika (npr. objava slik posameznikov na spletni strani za namene dokumentiranja aktivnosti in obveščanja javnosti o delu in dogodkih podjetja;
druge namene, za katere se posameznik strinja s privolitvijo.

Če posameznik poda soglasje za obdelavo osebnih podatkov in v nekem trenutku tega več ne želi, lahko zahteva prekinitev obdelave osebnih podatkov z zahtevkom po elektronski pošti ali z redno pošto na naslov podjetja. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo najkasneje v 15 dneh. LEA Spodnje Podravje lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon.

Izjemoma lahko LEA Spodnje Podravje zavrne zahtevo za izbris iz razlogov iz Splošne uredbe v primerih uresničevanja pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanja pravne obveznosti obdelave, razlogov javnega interesa na področju javnega zdravja, namenov arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalnih namenov, statističnih namenov, izvajanja ali obrambe pravnih zahtevkov.

Pravna podlaga za obdelavo podatkov je privolitev. Podatki se bodo obdelovali do preklica oziroma do umika privolitve oziroma do izpolnitve namena obdelave. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave na podlagi privolitve pred njenim preklicem.

7) Zaščita življenjskih interesov posameznika

LEA Spodnje Podravje lahko obdeluje osebne podatke posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, v kolikor je to nujno za zaščito njegovih življenjskih interesov. V nujnih primerih lahko podjetje poišče osebni dokument posameznika, preveri, ali ta oseba obstaja v njegovi zbirki podatkov, preuči njegovo anamnezo ali naveže stik z njegovimi svojci, za kar LEA Spodnje Podravje ne potrebuje posameznikove privolitve. Navedeno velja v primeru, ko je to nujno potrebno za zaščito življenjskih interesov posameznika.

8) Hramba in izbris osebnih podatkov

LEA Spodnje Podravje bo hranila osebne podatke le toliko časa, dokler bo to potrebno za uresničitev namena, zaradi katerega so bili osebni podatki zbrani in obdelovani. V kolikor LEA Spodnje Podravje podatke obdeluje na podlagi zakona, jih bo hranilo za obdobje, ki ga predpisuje zakon. Pri tem se nekateri podatki hranijo v času sodelovanja s podjetjem, nekatere podatke pa je treba hraniti trajno. Osebne podatke, ki jih LEA Spodnje Podravje obdeluje na osnovi pogodbenega odnosa s posameznikom, podjetje hrani za obdobje, ki je potrebno za izvršitev pogodbe in še 6 let po njenem prenehanju, razen v primerih, ko pride med posameznikom in podjetjem do spora v zvezi s pogodbo. V takem primeru hrani LEA Spodnje Podravje podatke še 10 let po pravnomočnosti sodne odločbe, arbitraže ali sodne poravnave ali, če sodnega spora ni bilo, 5 let od dneva mirne razrešitve spora. Tiste osebne podatke, ki jih LEA Spodnje Podravje obdeluje na podlagi osebne privolite posameznika ali zakonitega interesa, bo LEA Spodnje Podravje hranila do preklica privolitve ali do zahteve za izbris podatkov. Po prejemu preklica ali zahteve za izbris se podatki izbrišejo brez nepotrebnega odlašanja. LEA Spodnje Podravje lahko te podatke izbriše tudi pred preklicem, kadar je bil dosežen namen obdelave osebnih podatkov ali če tako določa zakon. V primeru uveljavljanja pravic posameznika podjetje hrani osebne podatke tega posameznika, dokler o zadevi ni pravnomočno odločeno, po pravnomočnosti pa skladno s pravnomočno odločitvijo v zadevi.

Izjemoma lahko LEA Spodnje Podravje zavrne zahtevo za izbris iz razlogov, kot so: uresničevanje pravice do svobode izražanja in obveščanja, izpolnjevanje pravne obveznosti obdelave, razlogi javnega interesa na področju javnega zdravja, nameni arhiviranja v javnem interesu, znanstveno- ali zgodovinsko raziskovalni nameni ali statistični nameni, izvajanje ali obramba pravnih zahtevkov. Po preteku obdobja hrambe mora LEA Spodnje Podravje osebne podatke učinkovito in trajno izbrisati ali anonimizirati, tako da jih ni več mogoče povezati z določenim posameznikom.

9) Pogodbena obdelava osebnih podatkov in iznos podatkov

LEA Spodnje Podravje lahko posamezne obdelave osebnih podatkov na osnovi pogodbe o pogodbeni obdelavi zaupa pogodbenemu obdelovalcu. Pogodbeni obdelovalci lahko zaupane podatke obdelujejo izključno v imenu upravljavca, v mejah njegovega pooblastila, ki je zapisano v pisni pogodbi oziroma drugem pravnem aktu in skladno z nameni, ki so opredeljeni v tej politiki zasebnosti.

Pogodbeni obdelovalci, s katerimi sodeluje podjetje, so predvsem:

revizorske storitve in drugi ponudniki pravnega ter poslovnega svetovanja;
vzdrževalci informacijskih sistemov;
ponudniki e-poštnih storitev in ponudniki programske opreme, storitev v oblaku (Microsoft, Google).

LEA Spodnje Podravje v nobenem primeru ne bo posredovalo osebnih podatkov posameznika tretjim nepooblaščenim osebam. Pogodbeni obdelovalci smejo osebne podatke obdelovati zgolj v okviru navodil podjetja in osebnih podatkov ne smejo uporabiti za katerekoli druge namene.

LEA Spodnje Podravje kot upravljavec in njegovi zaposleni osebnih podatkov ne iznašajo v tretje države (izven držav članic Evropskega gospodarskega prostora – članice EU ter Islandija, Norveška in Liechtenstein) in v mednarodne organizacije.

10) Piškotki

Spletna stran agenture deluje s pomočjo t.i. piškotkov (angl. cookies), ki so pomembni za zagotavljanje spletnih storitev, uporabljajo pa se za shranjevanje podatkov o stanju posamezne spletne strani, za pomoč pri zbiranju statistik o uporabnikih in obiskanosti spletnega mesta itd. Ob vstopu na spletno stran se na napravo naložijo samo tisti piškotki, ki so nujno potrebni za delovanje spletne strani (npr. za nakupovalno košarico). Ostali piškotki se bodo naložili samo s posameznikovo privolitvijo. Nastavitve lahko posameznik kadarkoli spremeni in piškotke izbriše (navodila se nahajajo na spletnih straneh posameznega brskalnika).

11) Varovanje podatkov in točnost podatkov

LEA Spodnje Podravje skrbi za informacijsko varnost in varnost infrastrukture (prostorov in aplikativno sistemske programske opreme). Naši informacijski sistemi so med drugim zaščiteni s protivirusnimi programi in požarnim zidom. Uvedli smo ustrezne organizacijsko-tehnične varnostne ukrepe, namenjene varstvu osebnih podatkov pred naključnim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkrivanjem ali dostopom ter pred drugimi nezakonitimi in nepooblaščenimi oblikami obdelave. V primeru posredovanja posebnih vrst osebnih podatkov, jih posredujemo v šifrirani obliki in zaščitene z geslom. Posameznik je sam odgovoren, da svoje osebne podatke posreduje varno in da so posredovani podatki točni in verodostojni.

12) Pravice posameznika glede obdelave podatkov

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico zahtevati dostop do osebnih podatkov in popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave v zvezi z njim ter pravico do ugovora obdelavi in pravico do prenosljivosti podatkov. Zahteva posameznika se obravnava skladno z določbami Splošne uredbe in veljavne zakonodaje varstva osebnih podatkov.

Vse navedene pravice in vsa vprašanja lahko posameznik uveljavlja z zahtevkom, poslanim na naslov agenture. Na zahtevek posameznika bo podjetje odgovorilo brez nepotrebnega odlašanja, najkasneje v enem mesecu po prejemu zahteve. Ta rok se lahko ob upoštevanju kompleksnosti in števila zahtev podaljša za največ dva dodatna meseca, o čemer bo posameznik obveščen, skupaj z razlogi za zamudo. Uveljavljanje pravic je za posameznika brezplačno, vendar pa lahko podjetje zaračuna razumno plačilo, če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana, zlasti, če se ponavlja. V takšnem primeru lahko podjetje zahtevo tudi zavrne. V primeru dvoma o identiteti posameznika se lahko zahteva dodatne informacije, ki jih LEA Spodnje Podravje potrebuje za ugotovitev identitete.

LEA Spodnje Podravje bo v odločitvi o zahtevi posameznika seznanilo tudi z razlogi odločitve in informacijo o pravici do pritožbe pri nadzornem organu v roku 15 dni od seznanitve z odločitvijo. Pravico do vložitve pritožbe pri nadzornem organu lahko posameznik uveljavlja pri: Informacijskemu pooblaščencu RS na naslovu: Dunajska 22, 1000 Ljubljana( e-naslov: gp.ip@ip-rs.si, spletna stran: www.ip-rs.si).